Master Circular No.12

(Updated June, 2019)

 GOVERNMENT OF INDIA

 MINISTRY OF RAILWAYS

(RAILWAY BOARD)

No.E(NG)1/2019/BRi1

New Delhi, dated: 12/06/2019

Sub: Procedure for recording date of birth on entering Railway service and its alteration - Master Circular,

At present the orders relating to the procedure for recording date of birth on entering Railway service and its alteration are scattered in a number of office circulars / orders issued from time to time. Consolidated orders on the subject of "Procedure for recording date of birth on entering—Railway _service and its alteration" updated till 01.06.2019 is as follows:-

I Declaration of date of birth at the time of appointment:-

1. According to the existing provisions, every person appointed to a service/post under the Government shall at the time of his/her appointment, declare the -date of birth and it shall be accepted by the appropriate authority on production of confirmatory/documentary evidence such as a Matriculation Certificate or a Municipal Certificate. If the person is not able to produce such an evidence, he/she should be asked to produce any other authenticated documentary evidence, which could be the school leaving certificate, a Baptismal Certificate in original or some other reliable document. However, horoscope should not be accepted as an evidence in support the date of birth.

(Nos. E(NG)II/70/BR/1 dated 03/12/71, Rule 225-RI and E(G)84/1-7R1/1 dated 12/12/85).

2. When a candidate is not able to produce a confirmatory documentary evidence or any other authenticated proof to the satisfaction of the appointing authority, he/she should be asked to produce an affidavit in support of the declaration of his/her age.

3. In the case of literate staff, the date of birth shall be entered in the record of service in their own handwriting. In the case of illiterate staff, the declared date of birth shall be recorded by a senior railway servant and witnessed by another railway servant.

4. When the year or year and month of birth arc known but not the exact date, the 1' July or 16th of that month, respectively shall he treated as the date of birth.

5. In the case of Group “D" employees, care should be taken to see that the date of birth as declared on entering regular service is not different from declaration expressed or implied given curlier at the time of employment, if any, as at casual Labourer or as a substitute.

6. A person who is not able to declare his/her age at the time of entry into Railway Service should not be appointed.

7.  It should be ensured that the date of birth at the time of entry into service is recorded invariably in Christian Era and wherever possible in Saki' Era also, both in words and figures.

8.  The source /basis on which the date of birth has been recorded in the Service Records of the employees at the time of entering service may he recorded below the date of birth recorded.

II. Procedure in regard to alteration of date of birth: -

I. The date of birth as recorded in accordance with the rules shall be held to be binding and no alteration of such date shall ordinarily be permitted subsequently. It shall, however, be open to the President in the case of Group 'A’ & ‘B' railway servants and a General Manager in the case of Group 'C' & `D railway servants to cause the date of birth to be altered.

(i) Where in his opinion, it had been falsely stated by the railway servant to obtain an advantage, otherwise inadmissible, provided that such alteration shall not result in the railway servant being retained in service longer than if the alteration had not been made, or

(ii) Where, in the case of illiterate staff, the General Manager is satisfied that a clerical error has occurred, or

(iii) Where a satisfactory explanation (which should not be entertained after completion or the probation period of three years’ service, whichever is earlier) of the circumstances in which the wrong date came to be entered is furnished by the railway servant concerned, together with the statement of any previous attempts made to have the record amended, (Rule 225-RI).

2. As a one - time exception to the time limits laid down in pans-II.1 above, the Railway employees in service on 03/12/1971 were allowed to represent their cases for alteration in the recorded date of birth latest by 31/7/1973. Alter 31/711973, no request for alteration in the recorded date of birth can be entertained if it has not been submitted before completion of the probation period or three years' service, whichever is earlier.

(E.(NG)II/70113111 dated 4/8/1972).

3. It is clarified that the above time limits will not apply in the case of illiterate Group (D) staff.

(ENG)II/78/13R112 dated 25/10/78 and E(NG)I/86/13R/7 dated 19/10/86).

4. Regarding alteration in the recorded date of birth of Group 'C' & railway employees, General Managers may re-delegate their powers under Rule 225.RI to their PCPCJ's. It is clarified that these powers do not include the power to relax the time limits and other conditions stipulated, in Para II. 1 above.

(E(NG)II/71/BR/4 dated 16/7171 and E(NG)I/82/BR/10 dated 4/11/82)

5. Where the date of birth in the Matriculation Certificate has been corrected by the State Education Authority at the instances of or on direction from the Court of Law, the requests for alteration in the recorded date of birth' may be considered provided that where the Court was moved by the employee before 31/7/1973, he had also made representations to the Railway Administrations before 31/7/1973. It is, however clarified that though the request of the employee could be entertained it need not necessarily be accepted. Relevant considerations like why the employee could not move a Court before 31/7/1973, whether the employee had derived any advantage by declaring the original date of birth, which he would not have got as per the 'revised certificate and also whether the date recorded-iyas as per Matriculation Certificate or on some other basis, wilt have to be kepi in view by the PCPO before deciding the case in the light of the extant instructions. The reasons for accepting or rejecting the request should be recorded.

(E(NG)U857BR12 dated 07.05.1985) (No.2018/Trans/01/Policy dated 10.10.2018)

6. In the case of Railway Servants who had matriculated from the Calcutta and Patna Universities and whose dates of birth have been recorded as first day of the month on the basis of their 'Matriculation Certificate indicating the age in terms of years and months only, the alteration in recorded date of birth in such cases may be made on production of satisfactory documentary evidence to support the fact that Calcutta/Patna University had been following, at the relevant time, the pi-actice of indicating the age of a person in terms of years and months, as on 1st March excluding days and also an extract from the Birth Register indicating actual date of birth claimed by the employee. The power to decide such cases rests with the Principal Chief Personnel Officers. However. no change on the basis of these orders will be permissible in case of employees whose Matriculation Certificate also indicates the actual date of birth.

[E(NG)III/75/BR/ 1 dated 3/1/1977]

(No.2018/Trans/01/Policy dated 10.10.2018).

III General:

(a) While referring to this Circular, the original letters referred to herein should be read for a proper appreciation. This Circular is only a consolidation of the instructions issued so far and should not be treated as a substitution to the originals. In case of doubt, the original circular should be relied upon as authority.

(b) The instructions contained in the original circulars referred to have only prospective effect from the date of issue unless specifically indicated otherwise in the concerned circular. For dealing with old cases, the instructions in force at the relevant time should be referred to, and

(c) If any circular on the subject, which has not been superseded, has not been taken into consideration while preparing this consolidated letter, the said circular, which has been missed through oversight should be treated as valid and operative. Such a missing circular, if any, may be brought to the notice of the Railway Board.

Please acknowledge receipt.

 (D. Joseph)

Jt. Director, Estt.(N)

Railway Board

The circulars from which the consolidation has been made:-

1. E(NG)II/71/BR/4 dated 16/7/1971 .

2. E(NG)II/70/BR/1 dated 3/12/1971.

3. E(NG)II/70/BR/1 dated 4/8/1972 .

4. E(NG)III/77/BR/1 dated 3/1/1977 .

5. E(NG)II/78/BR112 dated 25/10/1978.

6. E(NG)II/82/138110 dated 4/11/1982.

7. E(NG)I/85/BR/2 dated 7/5/1985 .

8. E((i)84/FR 1/1 dated 12/12/1965.

9. E(NG)I/86/131t7 dated 19/10/1986.

10. E(G)99/FR 1/1 dated 20/01/2000.

11. No.2018/Trans/01/Policy dated 10/10/2018.

मास्टर परिपत्र सं. 12 (अद्यतन जून, 2019)

भारत सरकार/GOVERNMENT OF INDIA

रेल मंत्रालय/MINISTRY OF RAILWAYS

(रेलवे बोर्ड)/ (RAILWAY BOARD)

सं. ई (एनजी) 1/2019/बीआर/1

नई दिल्ली, दिनांकः 12/06/2019

महाप्रबंधक,

सभी भारतीय रेलें,

उत्पादन इकाइयां (डाक सूची के अनुसार)

विषयः रेल सेवा में प्रवेश करने पर जन्म तिथि दर्ज करने की कार्यपद्धति और इसका संशोधन मास्टर परिपत्र

इस समय रेल सेवा में प्रवेश करने पर जन्म तिथि दर्ज करने की कार्यपद्धति और इसके संशोधन से संबंधित आदेश समय-समय पर जारी अनेक कार्यालय आदेशों/ आदेशों के रूप में बिखरे हुए हैं। "रेल सेवा में प्रवेश करने पर जन्मतिथि दर्ज करने की कार्यपद्धति और इसके संशोधन" के विषय पर 01.06.2019 तक अद्यतन समेकित आदेश निम्नानुसार हैं:-

नियुक्ति के समय जन्मतिथि की घोषणाः-

1. मौजूदा प्रावधानों के अनुसार सरकार के अंतर्गत आने वाली सेवा/पद पर नियुक्त किए गए प्रत्येक व्यक्ति को उनकी नियुक्ति के समय अपनी जन्मतिथि की घोषणा करनी होगी और समुचित प्राधिकारी द्वारा संपुष्टि/दस्तावेज़ी साक्ष्य जैसे मैट्रिकुलेशन प्रमाणपत्र अथवा नगरपालिका प्रमाणपत्र प्रस्तुत करने पर इसे स्वीकार किया जाएगा। यदि कोई व्यक्ति ऐसा कोई साक्ष्य प्रस्तुत नहीं कर पाता है तो उसे कोई अन्य प्राधिकृत दस्तावेज़ी साक्ष्य प्रस्तुत करने के लिए कहा जाना चाहिए, जो विद्यालय छोड़ने का प्रमाणपत्र, मूल रूप में बपतिस्मा प्रमाणपत्र अथवा अन्य विश्वसनीय दस्तावेज हो सकते हैं। बहरहाल, जन्म तिथि के लिए साक्ष्य के रूप में जन्मकुंडली को स्वीकार नहीं किया जाना चाहिए। (दिनांक 03/12/71 का सं. ई (एनजी) 11/70/बीआर/1, नियम 225-आरआई और दिनांक 12/12/85 का सं. ई (जी) 84/एफआर 1/1)

2. यदि कोई उम्मीदवार नियुक्ति प्राधिकारी की संतुष्टि के लिए संपुष्टि दस्तावेज़ अथवा कोई अन्य प्राधिकृत साक्ष्य प्रस्तुत नहीं कर पाता है तो उसे अपनी आयु की घोषणा के समर्थन में एक शपथपत्र प्रस्तुत करने के लिए कहा जाना चाहिए।

3. शिक्षित कर्मचारियों के मामले में सेवा रिकॉर्ड में उनकी स्वयं की लिखावट में जन्म तिथि दर्ज की जाएगी। अशिक्षित कर्मचारियों के मामले में घोषित की गई जन्म तिथि को वरिष्ठ रेल सेवक द्वारा जाएगा और अन्य रेल कर्मचारी द्वारा इसकी गवाही दी जाएगी। दर्ज किया जाएगा और अन्य रेल कर्मचारी द्वारा इसकी गवाही दी जाएगी।

4. जब जन्म का वर्ष अथवा वर्ष और महीना मालूम हो और दिनांक का सही पता न हो तो क्रमशः 1 जुलाई अथवा उस माह की 16 तारीख को जन्म तिथि के रूप में माना जाएगा।

5. समूह 'घ' के कर्मचारियों के मामले में इस बात का ध्यान रखा जाना चाहिए कि नियमित सेवा में प्रवेश करने पर यथा घोषित जन्म तिथि, अनियत मजदूर अथवा एवजी के रूप में नियुक्ति के समय की गई घोषणा अथवा सूचना यदि कोई हो, से भिन्न नहीं होनी चाहिए

6. कोई व्यक्ति, जो रेल सेवा में प्रवेश करते समय अपनी आयु की घोषणा नहीं कर पाता है तो उसे नियुक्त नहीं किया जाना चाहिए।

7. यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि सेवा में प्रवेश करते समय जन्म तिथि को निरपवाद रूप से शब्दों और अंकों दोनों में ईसवी सन में तथा जहां-कहीं संभव हो शक वर्ष में भी दर्ज किया जाए।

8. जिस स्रोत/आधार, पर सेवा में प्रवेश करते समय कर्मचारी के सेवा रिकॉर्ड में जन्म तिथि दर्ज की गई है, उसे दर्ज की गई जन्म तिथि के नीचे रिकॉर्ड किया जाए।

।। जन्म तिथि में परिवर्तन करने से संबंधित कार्यपद्धतिः -

1. नियमों के अनुसार यथा दर्ज जन्म तिथि बाध्य रहेगी और बाद में सामान्य तौर पर ऐसी तारीख में संशोधन नहीं किया जाएगा। बहरहाल, ग्रुप 'ए' और 'बी' रेल कर्मचारियों के मामले में अध्यक्ष और ग्रुप 'सी' एवं 'डी' रेल कर्मचारियों के मामले में महाप्रबंधक के लिए जन्म तिथि में परिवर्तन करने का विकल्प खुला रहेगा।।

(i) जहां उनके मत में, रेल कर्मचारी ने लाभ उठाने के लिए गलत ढंग से सूचना दी हो, अन्यथा भर्ती के लिए अस्वीकार्य हो, बशर्ते ऐसे परिवर्तन के परिणामस्वरूप रेल कर्मचारी को सेवा में अधिक समय तक न रखा गया हो, यदि परिवर्तन नहीं किया गया था अथवा

(ii) जहां, अशिक्षित कर्मचारियों के मामले में महाप्रबंधक संतुष्ट हों कि कोई लिपिकीय चूक हुई है, अथवा

(iii) जहां, परिस्थितियों, का संतोषजनक जबाव (जिस पर तीन वर्ष की प्रशिक्षु अवधि के पूरा होने के पश्चात् इस पर विचार नहीं किया जाना चाहिए, जो भी पहले हो) जिनमें संबंधित रेल कर्मचारी द्वारा रिकॉर्ड में संशोधन, (नियम 225-आरआई) करने के पिछले प्रयासों के विवरण सहित दी गई तारीख गलत आई हो।

2. उपर्युक्त पैरा-11.1 में निर्धारित समय-सीमा में एकबारगी छूट के अपवाद के रूप में उन रेल कर्मचारियों, जो 03/12/1971 में सेवा में थे, को 31/7/1973 तक घोषित जन्म तिथि में संशोधन करने के लिए उनके मामले में अनुरोध करने की अनुमति प्रदान की गई थी। 31/7/1973 के पश्चात् दर्ज की गई जन्म तिथि में परिवर्तन के लिए किए गए किसी अनुरोध पर विचार नहीं किया जा सकता, यदि इसे प्रशिक्षु अवधि के पूरा होने अथवा तीन वर्ष की सेवा, जो भी पहले हो, तक प्रस्तुत न किया गया हो। (दिनांक 4/8/1972 का ई (एनजी) ।।/70/बीआर 1)

3. यह स्पष्ट किया जाता है कि उपर्युक्त समयसीमा अशिक्षित ग्रुप 'डी' कर्मचारियों के मामले में लागू नहीं होगी। (दिनांक 25/10/78 का ई (एनजी) 11/78/बीआर/12 और दिनांक 19/10/86 का ई (एनजी)।/86/बीआर/7)

4. ग्रुप 'सी' एवं 'डी' रेल कर्मचारियों की दर्ज जन्म तिथि में परिवर्तन करने के संबंध में महाप्रबंधक नियम 225. आरआई के अंतर्गत अपनी शक्तियों को अपने प्रधान मुख्य कार्मिक अधिकारियों को प्रत्यायोजित कर सकते हैं। यह स्पष्ट किया जाता है कि इन शक्तियों में समय सीमा में छूट देने की शक्ति और उपर्युक्त पैरा 11.1 में निर्धारित अन्य शर्तें शामिल नहीं है। (दिनांक 16/7/71 का ई (एनजी) ।।/71/बीआर/4 और दिनांक 4/11/82 का ई (एनजी) ।/82/बीआर/10)

5. जहां पर मैट्रिकुलेशन प्रमाणपत्र में जन्म तिथि को उदहारण के तौर पर अथवा न्यायालय के निर्देश से राज्य शिक्षा प्राधिकारी द्वारा सही किया गया हो, वहां पर दर्ज की गई जन्म तिथि में संशोधन के अनुरोध को स्वीकार किया जाए, बशर्ते कर्मचारी ने 31/7/1973 से पूर्व न्यायालय में गुहार लगाई हो और 31/7/1973 से पूर्व रेल प्रशासन को अभ्यावेदन भी दिया हो। बहरहाल, यह स्पष्ट किया जाता है कि तथापि कर्मचारी के अनुरोध पर विचार किया जा सकता है परंतु यह आवश्यक नहीं है कि इसे अनिवार्यतः स्वीकार कर लिया जाए। प्रधान मुख्य कार्मिक अधिकारियों को इस मामले पर निर्णय लेने से पूर्व, संगत कारणों जैसे कर्मचारी 31/7/1973 से पूर्व न्यायालय क्यों नहीं जा सका, क्या कर्मचारी ने वास्तविक जन्म तिथि की घोषणा द्वारा कोई लाभ प्राप्त किया है, जो वह संशोधित प्रमाणपत्र के अनुसार नहीं प्राप्त कर पाता और यह भी कि क्या दर्ज की गई तारीख मैट्रिकुलेशन प्रमाणपत्र के अनुसार थी अथवा अन्य कोई आधार हो, को मौजूदा अनुदेशों के आलोक में ध्यान में रखना होगा।

(दिनांक 07.05.1985 का ई (एनजी) 1/85/बीआर/2)

(दिनांक 10.10.2018 का संऋ 2018/ट्रांस/01/पॉलिसी)

6. उन रेल कर्मचारियों के मामले में, जिन्होंने कोलकाता एवं पटना विश्ववि‌द्यालयों से मैट्रिकुलेशन किया हो और जिनकी जन्म तिथि केवल वर्ष एवं माह में आयु दर्शाते हुए उनके मैट्रिकुलेशन प्रमाणपत्र के आधार पर माह की पहली तारीख के रूप में दर्ज की गई हो, ऐसे मामलों में संतोषजनक दस्तावेज़ी साक्ष्य, जो इसका समर्थन करते हों कि कोलकाता/पटना विश्ववि‌द्यालय संबंधित समय पर दिनों को छोड़कर 1 मार्च को और कर्मचारी द्वारा दावा की गई वास्तविक जन्म तिथि को दर्शाने वाले जन्म रजिस्टर के निष्कर्ष से भी, वर्ष और माह के अनुसार किसी व्यक्ति की आयु दर्शाने की परंपरा का पालन कर रहा था, के आधार पर जन्म तिथि में संशोधन किया जा सकता है। ऐसे मामलों में निर्णय लेने का अधिकार प्रधान मुख्य कार्मिक अधिकारियों के पास है। बहरहाल, इन आदेशों के आधार पर, उन कर्मचारियों के मामले में जिनका मैट्रिकुलेशन प्रमाणपत्र मूल जन्म तिथि को भी दर्शाता हो, कोई परिवर्तन अनुमेय नहीं होगा। [दिनांक 3/1/1977 का ई (एनजी) 111/75/बीआर/1] (दिनांक 10.10.2018 का सं. 2018/ट्रांस/01/पॉलिसी)

।।। सामान्यः

(क) इस परिपत्र का संदर्भ लेते समय, समुचित मूल्यांकन के लिए इस पत्र में उल्लिखित मूल पत्रों को पढ़ा जाना चाहिए। यह परिपत्र अब तक जारी किए गए अनुदेशों का केवल समेकन है और इसे मूल पत्रों का प्रतिस्थापन नहीं समझा जाना चाहिए। संदेह के मामले में मूल परिपत्र को प्राधिकार के रूप में समझा जाना चाहिए।

(ख) संदर्भित मूल परिपत्र में निहित अनुदेशों का केवल उन्हें जारी करने की तारीख से प्रत्याशित प्रभाव है जब तक कि संबंधित परिपत्र में इसका विशेषरूप से अन्यथा उल्लेख नहीं किया जाता। पुराने मामलों का निपटान करने के लिए संबंधित समय पर लागू अनुदेशों का ही पालन किया जाए, और

(ग) यदि इस विषय पर कोई परिपत्र, जिसका अधिक्रमण नहीं किया गया हो, इस समेकित पत्र को तैयार करते समय इस पर विचार नहीं किया गया हो, जो भूलवश छूट गया हो, उसे वैध और लागू माना जाएगा। इस छूटे हुए परिपत्र, यदि कोई हो, को रेलवे बोर्ड के नोटिस में लाया जाए। कृपया पावती दें।

(डी. जोसफ)

संयुक्त निदेशक, स्थापना (एन)

रेलवे बोर्ड

वे परिपत्र, जिनसे यह समेकन किया गया है निम्नानुसार है:-

1. दिनांक 16/7/1971 का ई (एनजी) 11/71/बीआर/4

2. दिनांक 3/12/1971 का ई (एनजी) ।।/70/बीआर/1

3. दिनांक 4/8/1972 का ई (एनजी) 11/70/ बीआर/1

4. दिनांक 3/1/1977 का ई (एनजी) ।।।/77/ बीआर/1

5. दिनांक 25/10/1978 का ई (एनजी) ।।/78/बीआर/12

6. दिनांक 4/11/1982 का ई (एनजी) 11/82/बीआर/10

7. दिनांक 7/5/1985 का ई (एनजी) 1/85/बीआर/2

8. दिनांक 12/12/1965 का ई (जी) 84/एफआर/1/1

9. दिनांक 19/10/1986 का ई (एनजी)।/86/बीआर/7

10. दिनांक 20/01/2000 का ई (जी) 99/एफआर/1/1

11. दिनांक 10/10/2018 का सं. 2018/ ट्रांस/01/पॉलिसी