MC No. 17 (Revised)

Children Education Allowance & Hostel Subsidy

Government of India

Ministry of Railways

(Railway Board)

No. E(W)2019/ED-2/1 New Delhi, dated: 22.08.2019

Sub: Master Circular on Children Education Allowance & Hostel Subsidy

Reference Board's letter No. E(W)2000/ED1/ Master Circular/17 dated 25.06.2001 vide which MC No.17 on 'Assistance to Railway employees for education of their children' was issued containing the salient features and subsequent instructions on the subject issued by the Board from time to time.

2. Pursuant to the recommendations of the Seventh Central Pay Commission, the Ministry of Personnel, Public Grievances & Pensions, Department of Personnel & Training (DoPT) vide their OM No. A-27012/02/2017-Estt.(AL) dated 16/17.07.2018 issued consolidated instructions in supersession of all earlier instructions on the subject of Children Education Allowance (CEA) and Hostel Subsidy to the Government Servants. These instructions have since been adopted mutatis mutandis for Railway servants vide Board's letter No.E(W)2017/ED-2/3 dated 13.08.2018 (RBE No. 114/2018).

3. Therefore, it has now been decided to issue a Master Circular on this subject for information and guidance of all concerned. These instructions have already come into effect from 01.07.2017.

a) The reimbursement of CEA/ Hostel subsidy can be claimed only for the two eldest surviving children with the exception that in case the second child birth results in twins/multiple birth. In case of failure of sterilization operation, the CEA/ Hostel Subsidy would be admissible in respect of children born out of the first instance of such failure beyond the usual two children norm.

b) The amount for reimbursement of CEA will be 2,250/- per month (fixed) per child. This amount of 2,250/- is fixed irrespective of the actual expenses incurred by the Govt. Servant. In order to claim reimbursement of CEA, the Govt. servant should produce a certificate issued by the Head of the Institution for the period/year for which claim has been preferred. The certificate should confirm that the child studied in the school during the previous academic year. In case such certificate can not be obtained, self-attested copy of the report card or self attested fee receipts) {including e-receipt(s)} confirming/indicating that the fee deposited for the entire academic year can be produced as a supporting document to claim CEA. The period/year means academic year i.e. twelve months of complete academic session.

c) The amount of ceiling of hostel subsidy is 6,750/- pm. In order to claim reimbursement of Hostel Subsidy for an academic year, a similar certificate from the Head of Institution confirming that the child studied in the school will suffice, with additional requirement that the certificate should mention the amount of expenditure incurred by the Government servant towards lodging and boarding in the residential complex. In case such certificate cannot be obtained, self- attested copy of the report card and original fee receipt(s)/e-receipt(s) which should indicate the amount of expenditure incurred by the Government servant towards lodging and boarding in the residential complex can be produced for claiming Hostel Subsidy. The expenditure on boarding and lodging or the ceiling of 26,750/- as mentioned above, whichever is lower, shall be paid to the employee as Hostel Subsidy. The period/year will mean the same as explained above in clause (b) of this para.

d) The reimbursement of CEA for Divyaang children of Railway servants shall be payable at double the normal rates of CEA prescribed above in clause (b) i.e. 24,500/- per month (fixed).

e)The above rates/ceiling would be automatically raised by 25% every time the Dearness Allowance on the revised pay structure goes up by 50%.

f) The Hostel Subsidy and CEA can be claimed concurrently.

g) In case both the spouses are Government servants, only one of them can avail reimbursement under CEA and Hostel Subsidy.

h) The reimbursement of CEA and Hostel Subsidy will be done just once in a financial year after completion of the financial year.

i) Hostel subsidy is applicable only in respect of the child studying in a residential educational institution located at least 50 kilometers from the residence of the Government servant.

j) The reimbursement of CEA and Hostel Subsidy shall have no nexus with the performance of the child in his/her class. In other words, even if a child fails in a particular class, the reimbursement of CEA/Hostel Subsidy shall not be stopped. However, if the child is admitted in the same class in another school, although the child has passed out of the same class in previous school or in the mid-session, CEA shall not be reimbursable.

k) If a Government servant dies while in service, the CEA or hostel subsidy shall be admissible in respect of his/her children subject to observance of other conditions for its grant provided the wife/husband of the deceased is not employed in service of the Central Govt., State Government, Autonomous body, PSU, Semi Government Organization such as Municipality, Port Trust Authority or any other organization partly or fully funded by the Central Govt./State Governments. In such cases the CEA/Hostel Subsidy shall be payable to the children till such time the employee would have actually received the same, subject to the condition that other terms and conditions are fulfilled. The payment shall be made by the office in which the Government servant was working prior to his death and will be regulated by the other conditions, laid down in this OM.

l) In case of retirement, discharge, dismissal or removal from service, CEA/Hostel Subsidy shall be admissible till the end of the academic year in which the Government servant ceases to be in service due to retirement, discharge, dismissal or removal from service in the course of an academic year. The payment shall be made by the office in which the government servant worked prior to these events and will be regulated by the other conditions laid down in this OM.

m) The upper age limit for Divyaang children has been set at 22 years. In the case of other children the age limit will be 20 years or till the time of passing 12th class whichever is earlier. There shall be no minimum age.

n) Reimbursement of CEA and Hostel Subsidy shall be applicable for children from class nursery to twelfth, including classes eleventh and twelfth held by Junior Colleges or schools affiliated to Universities or Boards of Education.

o) CEA is allowed in case of children studying through "Correspondence or Distance Learning" subject to other conditions laid down herein.

p) The CEA and Hostel Subsidy is admissible in respect of children studying from two classes before class one to 12th standard and also for the initial two years of a diploma/certificate course from Polytechnic/ITI/Engineering College, if the child pursues the course after passing 10th standard and the Government servant has not been granted CEA/Hostel Subsidy in respect of the child for studies in 11th and 12th standards.

q) In respect of schools/institutions at nursery, primary and middle level not affiliated to any Board of education, the reimbursement under the Scheme may be allowed for the children studying in a recognized school/institution. Recognized school/institution in this regard means a Government school or any education institution Whether in receipt of Govt. Aid or not, recognized by the Central or State Government or Union Territory Administration or by University or a recognized educational authority having jurisdiction over the area where the institution/school is situated.

 r) In case of a Divyaang child studying in an institution i.e. aided or approved by the Central/State Govt. or UT Administration or whose fees are approved by any of these authorities, the Children Education Allowance paid by the Govt. servant shall be reimbursed irrespective of whether the institution is 'recognized' or not. In such cases the benefits will be admissible till the child attains the age of 22 years.

s) The CEA is payable for the children of all Central Government employees including citizens of Nepal and Bhutan, who are employees of Government of India, and whose children are studying in the native place. However, a certificate may be obtained from the concerned Indian Mission that the school is recognized by the educational authority having jurisdiction over the area where the institution is situated.

t) The CEA or hostel subsidy shall be admissible to a Govt. servant while he/she is on duty or is under suspension or is on leave (including extra ordinary leave). Provided that during any period which is treated as 'dies non' the Govt. servant shall not be eligible for the CEA/Hostel subsidy for that period.

(Authority: DoPT's OM No. A-27012/02/2017-Estt.(AL) dated 16/17.07.2018)

(D. V. Rao)

Director, Estt (Welfare)

Railway Board

विषय: संतान शिक्षा भत्ता एवं छात्रावास सब्सिडी पर मास्टर परिपत्र

बोर्ड के दिनांक 25.06.2001 के पत्र सं. ई(डब्ल्य्‌)2000/ईडी1/मास्टर परिपत्र/17 के तहत रेल कर्मचारियों को अपने बच्चों की शिक्षा के लिए सहायता' पर मास्टर परिपत्र सं. 17 जारी किया गया था,जिसमें इस विषय से संबंधित मुख्य बातें और बोर्ड द्वारा समय-समय पर जारी अनुदेश समांविष्ट हैं।

 2.  सातवें केंद्रीय वेतन आयोग की सिफारिशों के अनुसार, कार्मिक, लोक शिकायत एवं पैशन मंत्रालय, कार्मिक एवं प्रशिक्षण विभाग (डीओपीटी) . ने अपने दिनांक 16/17.07.2018 के का. ज्ञा. सं, ए-27012/02/2017-स्था.(एएल) के तहत सरकारी कर्मचारियों को संतान शिक्षा भत्ता (सीईए) और छात्रावास सब्सिडी के विषय पर पहले से जारी सभी अनुदेशों के अधिक्रमण में संमेकित अनुदेश जारी किए हैं। इन अनुदेशों को बोर्ड के दिनांक 13.08.2018 के पत्र सं. ई(डब्ल्यू)2017/ईडी-2/3(आरबीई सं. 114/2018) के तहत रेल कर्मचारियों के लिए यथोचित परिवर्तनों सहित स्वीकार किया गया है।

 3. अतः, इस विषय पर सभी संबंधितों के सूचना और मार्गदर्शन के लिए मास्टर' परिपत्र जारी करने का विनिश्चय किया गया है। ये अनुदेश 0.07.2017 से लागू हो चुके हैं।

क) संतान शिक्षा भत्ता/छात्रावास सब्सिडी के दावे की प्रतिपूर्ति, दूसरे बच्चे के जन्म के समय जुड़वा/अनेक बच्चों के जन्म के मामल्रे को छोड़कर, दो बड़े जीवित बच्चों के लिए की जा सकती है। नसबंदी ऑपरेशन सफल्न न रहने के मामले में सीईए/छात्रावास सब्सिडी, सामान्य दो बच्चों के मापदण्ड से परे, ऐसी विफलता को पहली घटना से जन्मे बच्चों के मामले में ही स्वीकार्य होगी।

ख) संतान शिक्षा भत्ते की प्रतिपूर्ति की राशि प्रति बच्चा रु. 2,250/- प्रति माह नियत होगी। यह राशि र. 2,250/- प्रति माह निर्धारित की गई है, भल्ने ही सरकारी सेवक द्वारा वास्तविक रुप से खर्च की राशि कुछ भी हो। सीईए की प्रतिपूर्ति का दावा करने के लिए सरकारी सेवक को दावा की गई अवधि/वर्ष के लिए संस्था के प्रधान दूवारा जारी प्रमाणपत्र प्रस्तुत करना चाहिए। इस प्रमाणपत्र में इस बात की पुष्टि की जानी चाहिए कि उस बच्चे ने पिछले शैक्षिक वर्ष के दौरान उस स्कूत्र में अध्ययन किया है। यदि ऐसा प्रमाणपत्र प्राप्त नहीं किया जा सके तो रिपोर्ट कार्ड की स्व-प्रमाणित प्रति या स्व-प्रमाणितहे तक कि शुल्क रसीद (ई-रसीद सहित) समस्त शैक्षिक वर्ष में शुल्क जमा की गई है, की पृण्टि(इंगित करते हुए सीईए का दावा करने के लिए संदर्भित दस्तावेज के रूप में प्रस्तुत की जा सकती है। अवधि/वर्ष का अर्थ है शैक्षिक वर्ष अर्थात्‌ पूरे शैक्षणिक सत्र के बारह माह।

ग) छात्रावास सब्सिडी की राशि की उच्चतम सीमा रु, 6,750/- प्रति माह है। किसी शैक्षिक वर्ष में छात्रावास सब्सिडी की प्रतिपूर्ति का दावा करने के लिए संस्था के प्रधान से इसी प्रकार का प्रमाणपत्र प्राप्त करना पर्याप्त होगा, जिसमें यह पुष्टि की गई हो कि उस बच्चे ने उस स्कूल में इस दौरान अध्ययन किया है, इसके अतिरिक्त यह भी अपेक्षा होगी कि उस प्रमाणपत्र में सरकारी सेवक दवारा आवासीय परिसर में ठहरने और खाने पीने पर व्यय की गई राशि का उल्लेख किया जाए। यदि ऐसा प्रमाणपत्र प्राप्त नहीं किया जा सके तो रिपोर्ट कार्ड और मूल शुल्क रसीदाई-रसीद की स्व-प्रमाणित प्रति छात्रावास सब्सिडी का दावा करने के लिए प्रस्तुत की जा सकती है, जिसमें सरकारी सेवक द्वारा आवासीय परिसर में ठहरने और खाने-पीने पर हुए व्यय की गई राशि इंगित होनी चाहिए। खाने-पीने और ठहरने पर हुआ ट्यय या रु, 6750/- की अधिकतम सीमा जैसा कि उपर उल्लेख किया गया है, जो भी कम हो, उस कर्मचारी को छात्रावास सब्सिडी के रुप में भुगतान की जाएगी। अवधि/वर्ष का अर्थ वही होगा जैसा कि इस पैरा के खण्ड (ख) में स्पष्ट किया गया है।

घ) सरकारी कर्मचारियाँ के दिव्यांग बच्चों के लिए संतान शिक्षा भत्ते की प्रतिपूर्ति उपर्युक्त खण्ड (ख) में निर्धारित सीईए की साधारण दरों से दोगुनी अर्थात्‌ रु. 4500/- प्रति माह की दर से की जाएगी,(निर्धारित)

ड).. संशोधित वेतन संरचना में महंगाई अत्ले के 50% तक बढ़ जाने पर उपर्युक्त दरें/अधिकतम सीमा स्वतः 25% बढ़ जाएगी।

च) छात्रावास सब्सिडी एवं संतान शिक्षा भत्ते का दावा साथ-साथ किया जा सकता है।

छ) यदि दोनों जीवनसाथी (पति-पत्नी) सरकारी सेवक हैं, तो उनमें से एक को संत्तान शिक्षा भत्ता एवं छात्रावास सब्सिडी के अधीन प्रतिपूर्ति का लाभ प्राप्त हो सकता है।

ज) सीईए एवं छात्रावास सब्सिडी की प्रतिपूर्ति किसी वित्तीय वर्ष मैं वित्तीय वर्ष पूरा होने के बाद एक बार ही की जा सकती है।

झ) छात्रावास सब्सिडी ऐसे बच्चे के संबंध में ही लागू होगी जब बच्चा सरकारी सेवक के निवास स्थान से कम से कम 50 कि.मी. की दूरी पर स्थित आवासीय शैक्षणिक संस्थान में अध्ययन्न कर रहा हो।

ञ) संतान शिक्षा भत्ता एवं छात्रावास सब्सिडी की प्रतिपूर्ति का बच्चे की कक्षा में उसके कार्य निष्पादन से कोई संबंध नहीं होगा। अन्य शब्दों में यदि कोई बच्चा किसी कक्षा विशेष में अनुत्तीर्ण होजाता है, तो संतान शिक्षा भत्ता/छात्रावास सब्सिडी की प्रतिपूर्ति रोकी नहीं जाएगी। तथापि, यदि बच्चे को दूसरे स्कूल में उसी कक्षा में प्रवेश दिल्लाया जाता है, हालांकि वह पिछले स्कूल में उस कक्षा में उत्तीर्ण हो चुक़ा है या सत्र के बीच में प्रवेश दिल्लाया जाता है, तो सीईए की प्रतिपूर्ति नहीं की जाएगी।

 (ट) यदि किसी सरकारी सेवक का निधन सेवा में रहते हुए हो जाता है, तो उसके बच्चों को स्वीकार्य संतान शिक्षा भत्ता अथवा छात्रावास सब्सिडी देय होगी, जो इसे प्रदान करने के लिए अन्य शर्तों का अनुप्रात्नन करमे के अधीन होगी बशर्तें कि दिवंगत व्यक्ति की पत्नी/पति केंद्र सरकार, राज्य सरकार,स्वायत्तशासी निकाय, सार्वजनिक उपक्रम, अर्द्ध सरकारी संगठन जैसे कि नगरपालिका, पोर्ट ट्रस्ट अथॉरिटी अथवा केंद्र सरकार/राज्य सरकारों द्वारा आंशिक रूप से अथवा पूर्णलया वित्तपोषित अन्य किसी संगठन की सेवा में परिनियोजित न हो। ऐसे मामझ्नों में, बच्चों का सीईए/छात्रावास' सब्सिडी तब तक दी जाती रहेगी जब तक कर्मचारी वास्तविक रूप से उन्हें प्राप्त करता रहेगा, यह इस शर्त के अधीन होगा कि अन्य निबंधन एवं शर्तें पूरी की गई हों। भुगतान उस कार्यात्रय द्वारा किया जाएगा, जिसमें सरकारी कर्मचारी अपनी मृत्यु से पूर्व कार्यरत था और यह इस कार्यालय ज़ापन में निर्धारित अन्य शर्तों से विनियमित होगा।

ठ) सेवानिवृत्ति, कार्यमुक्ति, बर्खास्तगी अथवा निष्कासन की स्थिति में, सीईए/छात्रावास सब्सिडी उस शैक्षिक वर्ष की समाप्ति तक स्वीकार्य रहेगा, जिसमें सरकारी सेवक सेवानिवृत्ति, शैक्षिक वर्ष के दौरान कार्यमुक्ति, बर्खास्तगी अथवा निष्कासन के कारण सेवा में नहीं रहेगा। भुंगतान उस कार्यालय दूवारा किया जाएगा, जिसमें सरकारी कर्मचारी उक्त घटनाओं से पूर्व कार्यरत था और इस कार्यात्रय ज्ञापन में निर्धारित अन्य शर्तों से विनियमित होगा।

ड) दिव्यांग बच्चों के लिए ऊपरी आयु सीमा 22 वर्ष निर्धारित की गई है। अन्य बच्चों के मामले में आयु सीमा 20 वर्ष अथवा 2 वीं श्रेणी उत्तीर्ण करने के समय, जो भरी पहले हो, तक रहेगी। कोई न्यूनतम आयु नहीं होगी।

ढ़). साईए और छात्रावास: सब्सिडी की प्रतिपूर्ति नर्सरी से 12वीं कक्षा तक के बच्चों कै लिए लागूहोगी, जिसमें कनिष्ठ महाविद्यालय अथवा विश्वविद्यात्रयों अथवा शिक्षा बोर्डों से संबद्ध जूनियर कॉलेजो अथवा स्कूत्रों द्वारा आयोजित ॥॥वीं और ॥2वीं कक्षाएं शामित्न होंगी।

ण)  "“पत्राचार अथवा दूरस्थ शिक्षण” के माध्यम से अध्ययन करने वाले बच्चों के मामत्रे में सीईए कीअनुमति है, जो इसमें निर्धारित अन्य शर्तों के अधीन है।

त) सीईए और छात्रावास सब्सिडी की प्रतिपूर्ति नर्सरी एक से पूर्व दो कक्षाओं से 2वीं कक्षा तकअध्ययन करने वाले बच्चों के ल्रिए और यदि बच्चा 40वीं कक्षा उत्तीर्ण करने के पश्चात पाठ्यक्रम मेंप्रवेश लेता है और सरकारी सेवक को ॥|वीं और ॥2वीं कक्षाओं में अध्ययन करने बच्चों के लिएसीईए/छात्रावास सब्सिडी प्रदान नहीं की गई हो तो पॉल्रीटेक्नीक/ आईटीआई/ इंजीनियरिंग कॉलेज से किसीडिप्लोमा/ सर्टिफिकेट कोर्स के प्रारंभिक दो वर्षों के त्रिए भी स्वीकार्य है।

थ) नर्सरी, प्राइमेरी और मिडत्र स्तर पर किसी शिक्षा बोर्ड से संबद्ध नहीं होने वाले विद्यात्रयों/संस्थानों के संबंध में, किसी मान्यताप्राप्त विद्यालय/संस्थान में अध्ययन करने वाले बच्चों के ल्रिएस्कीम के तहत प्रतिपूर्ति की अनुमति दी जाएगी। इस संबंध में मान्यताप्राप्त विद्यालय/ संस्थान का' अर्थहोगा सरकारी विद्यालय अथवा कोई शिक्षा संस्थान चाहे वह सरकारी सहायता प्राप्त करता हो अथवानहीं, केंद्र अथवा राज्य सरकार अथवा संघ राज्य क्षेत्र अथवा विश्वविद्यालय द्वारा मान्यताप्राप्त अथवाकिसी मान्यताप्राप्त शैक्षिक प्राधिकरण द्वारा मान्यताप्राप्त जिसकी अंधिकारिता उस क्षेत्र पर हो जहांसंस्थान/विद्यालय स्थित हो।

द). यदि दिव्यांग बच्चा किसी संस्थान अर्थात्‌ केन्द्राराज्य सरकार अथवा संघ राज्य क्षेत्र प्रशासन द्वारा सहायता प्राप्त अथवा उनके द्वारा अनुमोदित संस्था में अध्ययन कर रहा है अथवा जिसके शुल्क का अनुमोदन इन प्राधिकारियों में से किसी एक ने किया है, तो सरकारी सेवक द्वारा भुगतान किए गए संतान शिक्षा भत्ते की प्रतिपूर्ति की जाएगी भले ही वह संस्था 'मान्यताप्राप्त' हो अथवा न हो। ऐसे मामलों में, बच्चे के 22 वर्ष की आयु प्राप्त होने तक लाभ देय होगा।

ध) संतान शिक्षा भत्ता नेपाल और भूटान के जागरिकों, जो भारत सरकार के कर्मचारी हैं, औरजिनके बच्चे पैतृक स्थान मैं अध्ययन कर रहे हैं, सहित सभी केन्द्र सरकार के कर्मचारियों के बच्चों के लिए देय है। तथापि, संबंधित इंडियन मिशन से एक प्रमाण-पत्र प्राप्त करना होगा कि विद्यालय को ऐसेशैक्षिक प्राधिकरण द्वारा मान्यताप्राप्त दी गई है, जिसकी अधिकारिता उस क्षेत्र पर भी है जहां संस्थास्थित है।

न) किसी सरकारी सेवक को संतान शिक्षा भत्ता अथवा छात्रावास सब्सिडी तभी देय होगी जब वहइयूटी पर हो अथवा निलंबन के अधीन हो अथवा छुट्टी (असाधारण छुट्टी सहित) पर हो! बशर्ते कि ऐसी |किसी अवधि जिसे 'अकार्य दिवस” के रुप मेँ माना गया हो के दौरान सरकारी सेवक उस अवधि' के लिए संतान शिक्षा अत्ता/छात्रावास सब्सिडी के लिए पात्र नहीं होगा। ।

(प्राधिकार: कार्मिक एवं प्रशिक्षण विभाग का दिनांक 16/17.07.2018 का कार्यालय ज्ञापन

सं.ए-27012/02/2017- स्था.(एएल))

(डी. वी. राव)

निदेशक, स्था.(कल्याण)

रेलवे बोर्ड